Cách lập danh sách người mua để chào hàng chủ động

Một danh sách tốt để chào hàng chủ động (liên hệ với những công ty bạn chưa quen) thì ngắn và đã được sắp xếp. Hãy bắt đầu từ các công ty đã nhập khẩu mặt hàng của bạn, chia họ thành nhóm theo quốc gia, mức độ đều đặn khi mua, lượng mua và nước của các nhà cung cấp hiện tại, rồi viết trước cho nhóm có khả năng trả lời cao nhất. Mỗi email cần cho thấy bạn biết công ty mua gì, và vài lần nhắc lại được lên kế hoạch trước thường mang lại nhiều phản hồi hơn email đầu tiên.

Cách tìm nhà nhập khẩu mặt hàng của bạn theo mã HS được trình bày trong Cách tìm người mua ở nước ngoài cho sản phẩm của bạn. Hướng dẫn này bắt đầu từ chỗ hướng dẫn kia kết thúc: bạn đã có danh sách người mua thô và cần biến nó thành kế hoạch liên hệ.

Bước 1. Lấy danh sách thô

Trên Orion Markets, danh sách thô lấy từ mục Tìm người mua. Bạn nhập mã HS 4–6 chữ số (mã hàng hóa quốc tế dùng trong ngoại thương), xác nhận mã quốc gia cho từng nước và, nếu muốn, chọn nước của người mua. Danh sách được lập từ các lô hàng xuất nhập khẩu trong 12 tháng gần nhất: nhà nhập khẩu ở 14 quốc gia trong phạm vi dữ liệu của chúng tôi và các công ty nước ngoài mà những nước này xuất khẩu mặt hàng đến.

Những gì bạn thấy tùy thuộc vào quyền truy cập:

• Không cần đăng nhập: tên công ty, quốc gia, thông tin đăng ký và nhãn hiệu, các nước nơi từng người mua mua mặt hàng, và các nhà cung cấp hiện tại của từng người mua cùng nước của họ.
• Sau khi đăng ký miễn phí: như trên, cộng thêm địa chỉ công ty.
• Sau khi bạn mở báo cáo bằng gói trả phí: số tiền, số lô hàng, giá trung bình mỗi lô hàng và mỗi kilôgam, và thông tin liên hệ. Bạn cũng có thể lọc danh sách theo số tiền và số lô hàng và xuất toàn bộ danh sách đã lọc ra Excel.

Mỗi tên công ty dẫn đến hồ sơ của công ty đó trên trang Hồ sơ công ty, nơi bạn có thể xem kỹ hơn.

Bước 2. Loại bỏ những công ty không nên viết cho

Hãy làm sạch danh sách trước khi sắp xếp. Việc này tiết kiệm thời gian và giúp email của bạn không đến tay những người không thể mua.

• Đại lý và công ty logistics. Một công ty nhập khẩu hàng chục mặt hàng không liên quan đến nhau từ nhiều nước thường là đại lý hải quan hoặc công ty logistics làm việc cho chủ hàng thực sự. Họ không chọn nhà cung cấp.
• Khách hàng hiện tại của bạn và những công ty bạn đã cam kết không tiếp cận, ví dụ trong khu vực của một nhà phân phối. Hãy đối chiếu danh sách với dữ liệu khách hàng và các thỏa thuận với nhà phân phối.
• Công ty mua mặt hàng khác. Nếu nhãn hiệu hoặc nhóm hàng chính trong hồ sơ của công ty không khớp với mặt hàng của bạn, có lẽ công ty lọt vào danh sách qua một mã quá rộng.
• Trùng lặp. Một tập đoàn có thể nhập khẩu qua nhiều công ty ở các nước khác nhau. Hãy quyết định bạn sẽ viết cho công ty nào.

Bước 3. Chia danh sách thành nhóm

Bốn câu hỏi giúp phân loại phần lớn người mua. Bạn không cần chấm điểm từng công ty; chia nhóm là đủ.

Quốc gia

Hãy bắt đầu với những nước mà bạn giao hàng được với giá cạnh tranh và thuế, quy định không cản trở bạn. Nếu có thể, hãy viết bằng ngôn ngữ của người mua; nếu không, tiếng Anh đơn giản vẫn tốt hơn một bản dịch kém. Nhóm danh sách theo quốc gia để mỗi người phụ trách một thị trường và cùng một bộ lập luận phù hợp với mọi email trong đợt gửi.

Mức độ đều đặn

Một công ty mua quanh năm thì lúc nào cũng cần nhà cung cấp; một công ty chỉ mua một lần có thể đã xong một dự án duy nhất. Số lô hàng trong 12 tháng cho bạn ý niệm ban đầu. Với những công ty bạn quan tâm nhất, hãy xem bức tranh theo từng tháng: trong hồ sơ công ty đầy đủ (khi có gói trả phí), khối Tài chính có thể chuyển sang chế độ Theo tháng. Hãy tìm những người mua có lô hàng ở phần lớn các tháng và không có khoảng trống dài.

Khối lượng

Hãy chọn người mua có quy mô tương xứng với bạn. Danh sách đã mở được sắp xếp theo số tiền; hãy chia thành ba nhóm: người mua lớn, người mua vừa và người mua nhỏ. Người mua lớn mang lại đơn hàng lớn, nhưng thường đã có nhà cung cấp lâu năm và ra quyết định chậm. Người mua vừa thường là mục tiêu đầu tiên tốt nhất cho một nhà xuất khẩu mới. Người mua nhỏ có thể không đáp ứng được đơn hàng tối thiểu của bạn.

Nước của nhà cung cấp hiện tại

Danh sách cho thấy hiện nay mỗi người mua đang mua của ai, và bạn thấy được điều này ngay cả trước khi mở báo cáo. Thông tin này cho bạn biết ba điều:

• nếu người mua đã mua từ nước bạn, họ biết mặt hàng và cách vận chuyển của bạn, và bạn cạnh tranh bằng giá và dịch vụ;
• nếu họ chỉ mua từ nơi xa, bạn có thể đề xuất thời gian giao hàng ngắn hơn hoặc cước thấp hơn;
• nếu họ mua từ ba nhà cung cấp trở lên, họ quen với việc thêm nhà cung cấp mới. Theo dữ liệu lô hàng lịch sử làm nền cho mục Tìm thị trường xuất khẩu mới, những nhà nhập khẩu như vậy có khả năng bắt đầu mua từ một nhà cung cấp mới cao gấp 2–2,5 lần.

Bước 4. Quyết định ai nhận email đầu tiên

Gộp các nhóm thành ba cấp và làm lần lượt theo thứ tự:

1. Cấp một: người mua đều đặn có quy mô phù hợp với sản lượng của bạn, có nhiều nhà cung cấp, ở những nước mà giá của bạn cạnh tranh được. Thường là 20–50 công ty.
2. Cấp hai: người mua đều đặn có quy mô phù hợp nhưng chỉ mua từ một nhà cung cấp, hoặc người mua ở những nước mà giá của bạn ở mức sát ngưỡng.
3. Cấp ba: người mua không đều đặn hoặc rất nhỏ. Hãy để dành cho sau này hoặc cho bản tin chung mà họ đã đồng ý nhận.

Hãy bắt đầu với một đợt mà bạn có thể theo sát, ví dụ 20 công ty mỗi tuần. Một trăm email gửi cùng lúc rồi bỏ đó mang lại ít kết quả hơn hai mươi email được theo sát cẩn thận.

Bước 5. Tìm đúng người

Danh sách cho bạn tên công ty; email phải đến được một con người. Trong công ty nhập khẩu, đó thường là trưởng phòng mua hàng, người quản lý ngành hàng phụ trách nhóm hàng của bạn hoặc, ở công ty nhỏ, chủ doanh nghiệp. Hãy dùng trang web của công ty, trang của họ trên các mạng nghề nghiệp và danh mục hội chợ. Địa chỉ chung kiểu "info@" là lựa chọn cuối cùng: email gửi đến đó thường không được chuyển tiếp.

Bước 6. Viết email đầu tiên

Email đầu tiên chỉ có một nhiệm vụ: nhận được phản hồi. Hãy viết dưới 150 từ và gồm năm phần.

1. Tiêu đề nêu rõ mặt hàng, ví dụ "Dầu ô liu nguyên chất đặc biệt từ Tunisia, hàng xá và can 5 L". Tránh "Đề xuất kinh doanh" hay "Hợp tác".
2. Vì sao bạn viết cho họ. Một câu cho thấy bạn biết họ mua gì: "Quý công ty nhập khẩu dầu ô liu cho ngành dịch vụ ăn uống". Đừng nhắc lại khối lượng, giá hay nhà cung cấp của họ: nghe như bị theo dõi, không giống chuyên môn.
3. Một lý do cụ thể để trả lời. Không phải danh sách mọi thứ bạn sản xuất, mà là một điều quan trọng với nhóm này: thời gian giao hàng ngắn hơn, đúng loại hàng họ mua, giá theo điều kiện giao hàng của họ, chứng nhận mà thị trường của họ yêu cầu.
4. Bằng chứng. Bạn đang cung cấp cho ai, ở những nước nào, và bạn có những chứng nhận gì.
5. Một bước tiếp theo nhỏ và dễ. "Tôi có thể gửi bảng giá theo điều kiện CIF đến cảng của quý công ty không?" hoặc "Chúng tôi gửi hàng mẫu nhé?" hiệu quả hơn "Hãy hẹn một cuộc gọi".

Hãy báo giá theo điều kiện giao hàng rõ ràng (Incoterms như FOB, giao hàng lên tàu tại cảng xếp hàng, hoặc CIF, đã trả cước và bảo hiểm đến cảng của người mua) để người mua so sánh được với mức họ đang trả. Cách tính giá như vậy được trình bày trong Cách tính giá xuất khẩu cạnh tranh.

Bước 7. Lên kế hoạch nhắc lại

Phần lớn email đầu tiên không được trả lời. Lý do thường không phải là lời từ chối mà là hộp thư quá bận. Hãy lên kế hoạch nhắc lại trước khi gửi email đầu tiên:

• Tin thứ hai sau khoảng một tuần, ngắn gọn, có điều gì đó mới: giá theo điều kiện giao hàng họ thường dùng, ảnh quy cách đóng gói, một chứng nhận.
• Tin thứ ba sau thêm hai tuần, đề nghị gửi hàng mẫu hoặc một lô thử.
• Một cuộc gọi hoặc tin nhắn trên mạng nghề nghiệp xen giữa các email, nếu bạn có liên hệ.
• Dừng lại sau ba hoặc bốn lần thử. Đánh dấu công ty là "không phản hồi" và quay lại sau vài tháng với tin mới, như sản phẩm mới, chứng nhận mới hoặc thay đổi giá.

Hãy chọn thời điểm cho lần thử tiếp theo theo chu kỳ mua hàng của người mua. Nếu mặt hàng có mùa vụ rõ ràng, người mua đặt hàng trước khi mùa bắt đầu. Cách xem các tháng cao điểm của nhập khẩu được trình bày trong Cách xem tính mùa vụ của nhập khẩu.

Hãy giữ một bảng đơn giản: công ty, quốc gia, nhóm, người liên hệ, ngày của từng tin nhắn, phản hồi, bước tiếp theo. Không có bảng này, các lần nhắc lại sẽ bị quên sau tuần đầu tiên.

Bước 8. Trước khi giao hàng

Một phản hồi chưa phải là một khách hàng đáng tin cậy. Trước khi đồng ý cho trả chậm, hãy kiểm tra công ty: đăng ký, danh sách trừng phạt và lịch sử giao dịch. Xem Cách kiểm tra một công ty nước ngoài trước khi giao dịch. Nếu người mua cho bạn biết họ mua bao nhiêu, hãy so sánh con số đó với dữ liệu thương mại của họ: Cách kiểm tra khối lượng mua hàng của người mua có thật không.

Quy định về email không được yêu cầu

Gửi email chào hàng chủ động cho doanh nghiệp được phép ở nhiều nước, nhưng quy định khác nhau, và ở châu Âu chặt hơn. Đây là thông tin tổng quan, không phải tư vấn pháp lý:

• Ở Hoa Kỳ, email thương mại không cần sự đồng ý trước, nhưng không được gây hiểu lầm về người gửi hoặc tiêu đề, phải có địa chỉ bưu chính và phải cho cách từ chối nhận dễ dàng.
• Ở Vương quốc Anh, thông thường bạn có thể gửi email đến địa chỉ doanh nghiệp của công ty mà không cần đồng ý trước, nếu bạn nói rõ mình là ai và cho cách từ chối nhận đơn giản.
• Ở Liên minh châu Âu, email công việc của một người cụ thể là dữ liệu cá nhân, nên các quy định bảo vệ dữ liệu được áp dụng. Quy định về email tiếp thị do từng nước đặt ra: một số nước, như Đức, nhìn chung yêu cầu đồng ý trước ngay cả với email gửi doanh nghiệp.
• Canada yêu cầu có sự đồng ý, dù sự đồng ý có thể là ngầm định, ví dụ khi địa chỉ doanh nghiệp được công bố và đề xuất của bạn liên quan đến vai trò của người đó.

Ở bất kỳ nước nào: nói rõ bạn là ai, viết cho những người có vai trò phù hợp với đề xuất, cho cách hủy đăng ký rõ ràng và thực hiện ngay khi được yêu cầu. Trước một chiến dịch lớn ở khu vực mới, hãy hỏi luật sư am hiểu quy định địa phương.

Những sai lầm thường gặp

• Gửi cùng một nội dung cho cả danh sách thay vì mỗi nhóm một nội dung.
• Viết cho những người mua lớn nhất trước tiên. Họ nhận nhiều lời chào hàng nhất và ít đổi nhà cung cấp nhất.
• Đính kèm catalog 30 trang vào email đầu tiên. Nhiều hộp thư chặn tệp đính kèm lớn, và không ai đọc chúng.
• Bỏ cuộc sau một email.
• Quên rằng dữ liệu có giới hạn: Orion Markets bao quát 14 quốc gia (danh sách và các khoảng thời gian có trên trang phạm vi dữ liệu), tháng gần nhất khác nhau theo từng nước, và một công ty chỉ nhập khẩu vào các nước khác sẽ không có trong danh sách.

Để bắt đầu, hãy nhập mã mặt hàng của bạn trong mục Tìm người mua, rồi chia danh sách thành nhóm như mô tả ở trên.