Cách kiểm tra một công ty nước ngoài trước khi giao dịch

Để kiểm tra một công ty nước ngoài trước khi giao dịch, hãy xác nhận bốn điều: công ty tồn tại hợp pháp trong một sổ đăng ký chính thức, công ty và chủ sở hữu không nằm trong danh sách trừng phạt, công ty thực sự buôn bán mặt hàng đang được bàn, và thông tin ngân hàng, giấy tờ, liên hệ khớp với pháp nhân đã đăng ký. Sổ đăng ký và danh sách trừng phạt trả lời hai câu hỏi đầu; dữ liệu lô hàng xuất nhập khẩu trả lời câu hỏi thứ ba, và đây là bước hay bị bỏ qua nhất.

Danh sách kiểm tra dưới đây dùng được cho cả hai chiều: khi bạn mua từ một nhà cung cấp mới và khi bạn bán cho một người mua mới với điều kiện trả chậm. Một lần kiểm tra thông thường mất khoảng một giờ; trước một hợp đồng đầu tiên có giá trị lớn, hãy dành vài ngày.

Bước 1. Xác định chính xác pháp nhân

Phần lớn sai lầm bắt đầu từ đây. Nhãn hiệu, tên giao dịch và pháp nhân là những thứ khác nhau, và một tập đoàn thường có nhiều công ty tên gần giống nhau ở các nước khác nhau.

1. Đề nghị đối tác gửi tên pháp lý đầy đủ, loại hình pháp lý (LLC, GmbH, Co., Ltd., S.A. de C.V. và các loại khác), số đăng ký, mã số thuế và địa chỉ đăng ký. Một công ty nghiêm túc sẽ gửi những thông tin này trong một email mà không ngần ngại.
2. Kiểm tra xem các thông tin đó có giống nhau trên bản dự thảo hợp đồng, hóa đơn chiếu lệ (hóa đơn sơ bộ cho đơn hàng) và tài khoản ngân hàng bạn được yêu cầu thanh toán hay không. Chủ tài khoản phải là chính công ty bạn ký hợp đồng, không phải một "đối tác" hay một cá nhân.
3. Ghi nhận bạn đang làm việc với nhà sản xuất, nhà phân phối hay đại lý. Bản thân đại lý không phải là vấn đề, nhưng bạn cần biết ai sở hữu hàng hóa và ai chịu trách nhiệm nếu có sự cố.

Bước 2. Xác nhận đăng ký qua nguồn chính thức

Hãy dùng sổ đăng ký nhà nước của nước nơi công ty đăng ký, không dùng ảnh chụp màn hình do công ty gửi. Một số điểm khởi đầu hữu ích:

• Sổ đăng ký doanh nghiệp quốc gia, ví dụ Companies House ở Anh, sổ đăng ký thương mại của các nước EU (tra cứu qua cổng European e-Justice), cơ quan đăng ký kinh doanh của các bang ở Mỹ, Sổ đăng ký nhà nước thống nhất về pháp nhân ở Nga hoặc Hệ thống công khai thông tin tín dụng doanh nghiệp quốc gia ở Trung Quốc.
• VIES để xác minh mã số VAT ở EU, và GLEIF để tra Mã định danh pháp nhân (LEI), một mã gồm 20 ký tự mà ngân hàng và các công ty lớn sử dụng, nếu công ty có mã này.
• OpenCorporates và các trang tổng hợp tương tự để xem nhanh ở nhiều nước; sau đó hãy xác nhận kết quả trong sổ đăng ký chính thức.

Kiểm tra tình trạng (đang hoạt động, đang giải thể, đã bị xóa khỏi sổ đăng ký), ngày thành lập, địa chỉ đăng ký và người điều hành. Một công ty mới đăng ký vài tháng mà nói mình có mười năm kinh nghiệm xuất khẩu thì cần được giải thích.

Bước 3. Kiểm tra danh sách trừng phạt

Hãy kiểm tra công ty, người điều hành và, nếu tìm được, chủ sở hữu hưởng lợi (những người thực sự sở hữu hoặc kiểm soát công ty). Danh sách nào quan trọng tùy thuộc vào đồng tiền, ngân hàng và các nước tham gia giao dịch, nhưng phần lớn doanh nghiệp kiểm tra ít nhất:

• công cụ tra cứu danh sách trừng phạt OFAC của Mỹ (danh sách SDN và các danh sách khác);
• danh sách hợp nhất về trừng phạt tài chính của EU;
• danh sách trừng phạt của Vương quốc Anh (UK Sanctions List);
• danh sách hợp nhất của Hội đồng Bảo an Liên Hợp Quốc;
• với hàng lưỡng dụng (hàng có thể dùng cả vào mục đích quân sự, như một số linh kiện điện tử hoặc hóa chất), các danh sách kiểm soát xuất khẩu như Consolidated Screening List của Mỹ.

Hãy nhớ quy tắc về quyền sở hữu: một công ty do người bị trừng phạt sở hữu khoảng một nửa trở lên có thể bị hạn chế dù tên công ty không có trong danh sách nào (quy định cụ thể ở Mỹ, EU và Anh khác nhau). Cũng hãy kiểm tra mặt hàng: một số hàng hóa bị hạn chế đến một số điểm đến bất kể người mua là ai. Việc tên có vẻ trùng khớp chưa phải là kết luận. Đó là lý do để kiểm tra thủ công và, với giao dịch lớn, hỏi ý kiến luật sư chuyên về trừng phạt.

Bước 4. Kiểm tra lịch sử giao dịch thực tế

Giấy chứng nhận đăng ký chứng minh công ty tồn tại, không chứng minh công ty có thể giao hàng. Dữ liệu lô hàng xuất nhập khẩu cho thấy công ty đã thực sự nhập khẩu hoặc xuất khẩu những gì: mặt hàng nào, từ nước nào hoặc đến nước nào, thường xuyên đến đâu và từ khi nào. Ở bước này, bạn kiểm tra xem những gì người ta nói với bạn có đúng không.

1. Công ty có buôn bán mặt hàng của bạn không? Xem các nhóm hàng (mã HS) công ty nhập khẩu hoặc xuất khẩu trong hồ sơ. Mã HS là mã hàng hóa quốc tế dùng trong ngoại thương; 6 chữ số đầu của mã có cùng ý nghĩa ở gần như mọi quốc gia. Một nhà cung cấp chào bán ống thép mà chỉ buôn hàng dệt may thì hoặc là thương nhân chưa có kinh nghiệm với mặt hàng của bạn, hoặc tệ hơn thế.
2. Hoạt động có đều đặn không? Các lô hàng trải đều qua nhiều tháng là dấu hiệu tốt hơn một đợt dồn dập duy nhất. Nếu một công ty giao dịch vài tuần rồi biến mất, hãy hỏi lý do.
3. Các nước có khớp không? Nếu người mua nói họ nhập khẩu từ châu Âu nhưng các lô hàng chỉ đến từ một khu vực khác, hãy hỏi lý do.
4. Quy mô có hợp lý không? So sánh số lô hàng và số đối tác với những gì công ty nói về quy mô của mình.
5. Đối tác của công ty là ai? Nhà cung cấp hoặc người mua lâu năm cho thấy sự ổn định; chỉ có một đối tác nghĩa là công ty phụ thuộc vào một khách hàng hoặc một nhà cung cấp.

Trên Orion Markets, bạn có thể tìm công ty theo tên hoặc mã số thuế trên trang Hồ sơ công ty. Hồ sơ được xây dựng từ dữ liệu lô hàng xuất nhập khẩu của 14 quốc gia trong phạm vi dữ liệu, gồm Nga (từ năm 2012), Kazakhstan (từ tháng 4 năm 2021) và Uzbekistan (từ năm 2022); danh sách đầy đủ kèm các khoảng thời gian có trên trang phạm vi dữ liệu. Các công ty từ những nước khác xuất hiện trong hồ sơ với vai trò nhà cung cấp và người mua của các thị trường này.

Ví dụ: hồ sơ cho thấy những gì

Hãy xem hồ sơ công khai của Mobis LLC, Armenia. Ngay cả trước khi đăng nhập, khối "Tóm tắt" đã trả lời các câu hỏi cơ bản:

• công ty là nhà nhập khẩu, trong dữ liệu không có lô hàng xuất khẩu nào;
• từ tháng 10 năm 2025 đến tháng 5 năm 2026 đã ghi nhận hơn 3.800 lô hàng xuất nhập khẩu;
• mặt hàng chính theo mã HS là 8708 (bộ phận và phụ kiện của xe có động cơ), 8536 (thiết bị điện để đóng ngắt và bảo vệ mạch điện) và 4016 (các sản phẩm khác bằng cao su lưu hóa);
• các nước đối tác chính là Hàn Quốc, Ý, Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất, Gruzia và Pháp.

Nếu công ty này muốn mua phụ tùng ô tô của bạn, hồ sơ xác nhận điều đó: công ty nhập khẩu đều đặn đúng nhóm hàng này, từ nhà cung cấp ở nhiều nước. Nếu chính công ty đó lại hỏi mua phân bón, lịch sử giao dịch sẽ không ủng hộ, và đó là điều đáng hỏi.

Sau khi đăng ký miễn phí, bạn thấy toàn bộ cấu trúc hồ sơ, trong đó một số số liệu bị ẩn. Khi có gói trả phí, hồ sơ được mở đầy đủ: đối tác kèm thông tin đăng ký, khối lượng, mặt hàng, điều kiện giao hàng và cách chúng thay đổi theo thời gian. Hồ sơ đã mở còn có khối Danh sách kiểm tra thẩm định: các tín hiệu về việc trùng khớp với danh sách trừng phạt công khai, về việc công ty có lô hàng và đối tác thực hay không, về sự ổn định và về việc mặt hàng đã từng được giao đến nước đích của bạn hay chưa. Đó là gợi ý, không phải kết luận: hãy tự kiểm tra lại.

Bước 5. Xác minh liên hệ, giấy tờ và người giới thiệu

• Tên miền và email. Email doanh nghiệp trên tên miền riêng của công ty là điều bình thường. Kiểm tra ngày đăng ký tên miền; một trang web lập tháng trước cho một nhà xuất khẩu "lâu năm" là dấu hiệu cảnh báo.
• Gọi điện đến số lấy từ nguồn độc lập. Gọi số có trong sổ đăng ký hoặc trên phiên bản cũ của trang web, không gọi số trong chữ ký email.
• Người giới thiệu thương mại. Đề nghị hai hoặc ba khách hàng hoặc nhà cung cấp mà bạn có thể liên hệ. Dữ liệu lô hàng giúp bạn thấy những đối tác như vậy có khả năng tồn tại hay không.
• Chứng nhận và giấy phép. Xác minh với cơ quan cấp: nhiều tổ chức chứng nhận có công cụ tra cứu công khai.
• Đến thăm tận nơi hoặc thuê bên thứ ba kiểm định trước một đơn hàng đầu tiên lớn, đặc biệt để đánh giá năng lực sản xuất và chất lượng.

Dấu hiệu cảnh báo

• Thanh toán vào tài khoản ở nước thứ ba hoặc mang tên một công ty khác hay một cá nhân.
• Thông tin ngân hàng được "cập nhật" qua email ngay trước khi thanh toán: hãy xác nhận mọi thay đổi bằng điện thoại qua số bạn đã biết.
• Giá thấp hơn hẳn thị trường, kèm yêu cầu dai dẳng phải trả trước 100%.
• Không có lịch sử lô hàng với mặt hàng đó, hoặc chỉ hoạt động trong một khoảng thời gian ngắn.
• Mới đăng ký rất gần đây, địa chỉ nơi hàng trăm công ty khác cũng đăng ký, dùng tên miền email miễn phí.
• Ngần ngại cung cấp số đăng ký hoặc ký hợp đồng đứng tên chính công ty.
• Tuyến vận chuyển không có ý nghĩa thương mại, hoặc yêu cầu đổi nước đích.

Giới hạn của từng nguồn

• Sổ đăng ký cho thấy tình trạng pháp lý nhưng không cho thấy hoạt động kinh doanh, và mức độ thông tin rất khác nhau giữa các nước.
• Kiểm tra trừng phạt phụ thuộc vào cách viết và chuyển tự tên; hãy kiểm tra các biến thể tên bằng chữ Latinh và chữ viết địa phương.
• Dữ liệu lô hàng không có cho mọi quốc gia. Nếu công ty giao dịch chủ yếu với các nước ngoài phạm vi dữ liệu, lịch sử ngắn không có nghĩa là công ty không hoạt động.
• Không có bước kiểm tra nào thay thế được sự bảo vệ trong hợp đồng. Với đối tác mới, hãy dùng điều kiện thanh toán hạn chế rủi ro: thư tín dụng (ngân hàng của người mua bảo đảm thanh toán khi bộ chứng từ giao hàng được xuất trình) hoặc nhờ thu kèm chứng từ (chứng từ hàng hóa chỉ được giao khi đã thanh toán). Nếu bạn bán trả chậm, hãy cân nhắc bảo hiểm tín dụng thương mại (bảo hiểm trả tiền cho bạn nếu người mua không trả).

Bắt đầu từ đâu

Hãy bắt đầu từ lịch sử giao dịch: tìm công ty trên trang Hồ sơ công ty. Để so sánh với các nhà cung cấp khác của cùng mặt hàng, hãy tìm kiếm trong mục Tìm nhà cung cấp.