Anlaşmadan önce yabancı bir şirket nasıl kontrol edilir

Bir anlaşmadan önce yabancı bir şirketi kontrol etmek için dört şeyi doğrulayın: resmi bir sicilde yasal olarak var olduğunu, kendisinin ve sahiplerinin yaptırım listelerinde olmadığını, konuştuğunuz ürünün ticaretini gerçekten yaptığını ve banka bilgilerinin, belgelerinin ve iletişim bilgilerinin kayıtlı tüzel kişiyle örtüştüğünü. Siciller ve yaptırım listeleri ilk iki soruya yanıt verir; dış ticaret sevkiyat verileri ise en sık atlanan üçüncü soruya yanıt verir.

Aşağıdaki kontrol listesi iki yönde de işe yarar: yeni bir tedarikçiden satın alırken de, yeni bir alıcıya vadeli satış yaparken de. Rutin bir kontrol yaklaşık bir saat sürer; büyük bir ilk sözleşmeden önce birkaç gün ayırın.

1. Adım. Tüzel kişiyi tam olarak belirleyin

Hataların çoğu burada başlar. Marka, ticari ad ve tüzel kişi farklı şeylerdir; bir grupta da çoğu zaman farklı ülkelerde benzer adlı birkaç şirket bulunur.

1. Karşı taraftan tam ticari unvanını, şirket türünü (LLC, GmbH, Co., Ltd., S.A. de C.V. vb.), sicil numarasını, vergi numarasını ve kayıtlı adresini isteyin. Ciddi bir şirket bunları tereddüt etmeden tek bir e-postayla gönderir.
2. Aynı bilgilerin sözleşme taslağında, proforma faturada (sipariş için ön fatura) ve ödeme yapmanız istenen banka hesabında yer aldığını kontrol edin. Hesap sahibi, bir "ortak" veya bir şahıs değil, sözleşme yaptığınız şirket olmalıdır.
3. Üreticiyle mi, distribütörle mi yoksa acenteyle mi çalıştığınızı not edin. Acente kendi başına sorun değildir, ancak malın sahibinin kim olduğunu ve bir şey ters giderse kimin sorumlu olduğunu bilmeniz gerekir.

2. Adım. Kaydı resmi bir kaynaktan doğrulayın

Şirketin gönderdiği bir ekran görüntüsünü değil, şirketin bulunduğu ülkenin resmi sicilini kullanın. Başlamak için faydalı kaynaklar:

• Ulusal şirket sicilleri, örneğin Birleşik Krallık'ta Companies House, AB ülkelerinin ticaret sicilleri (Avrupa e-Adalet portalı üzerinden aranabilir), ABD'de eyalet şirket sicilleri, Rusya'da Tüzel Kişiler Birleşik Devlet Sicili veya Çin'de Ulusal Kurumsal Kredi Bilgisi Kamuoyu Sistemi.
• AB KDV numarasını doğrulamak için VIES; şirketin varsa Tüzel Kişi Tanımlayıcısını (LEI, bankaların ve büyük şirketlerin kullandığı 20 karakterlik kimlik) bulmak için GLEIF.
• Birçok ülkeye hızlıca ilk bakış için OpenCorporates ve benzeri toplayıcılar; sonucu resmi sicilde doğrulayın.

Durumu (faal, tasfiye halinde, sicilden silinmiş), kuruluş tarihini, kayıtlı adresi ve yöneticileri kontrol edin. Birkaç ay önce kurulmuş olup on yıllık ihracat deneyimi olduğunu söyleyen bir şirketin bunu açıklaması gerekir.

3. Adım. Yaptırım listelerini kontrol edin

Şirketi, yöneticilerini ve bulabildiğiniz ölçüde gerçek faydalanıcılarını (şirketin fiilen sahibi olan veya onu kontrol eden kişileri) kontrol edin. Hangi listelerin önemli olduğu, anlaşmanızdaki para birimine, bankalara ve ülkelere bağlıdır, ancak çoğu şirket en azından şunları kontrol eder:

• ABD OFAC Sanctions List Search (SDN ve diğer listeler);
• AB'nin mali yaptırımlar konsolide listesi;
• Birleşik Krallık Yaptırım Listesi (UK Sanctions List);
• BM Güvenlik Konseyi konsolide listesi;
• çift kullanımlı mallar (bazı elektronik ürünler veya kimyasallar gibi askeri amaçla da kullanılabilen ürünler) için ABD Consolidated Screening List gibi ihracat kontrol listeleri.

Sahiplik kurallarını unutmayın: yaptırım uygulanan bir kişinin yaklaşık yarısına veya daha fazlasına sahip olduğu bir şirket, kendi adı hiçbir listede olmasa bile kısıtlamaya tabi olabilir (kesin kurallar ABD, AB ve Birleşik Krallık arasında farklıdır). Ürünü de kontrol edin: bazı mallar, alıcının kim olduğundan bağımsız olarak belirli varış ülkelerine kısıtlıdır. Olası bir eşleşme kesin bir hüküm değildir. Elle kontrol etmek ve büyük bir anlaşmada yaptırımlar konusunda çalışan bir avukata danışmak için bir nedendir.

4. Adım. Gerçek ticaret geçmişini kontrol edin

Sicil belgesi bir şirketin var olduğunu kanıtlar, teslimat yapabileceğini değil. Dış ticaret sevkiyat verileri bir şirketin gerçekte neyi ithal veya ihraç ettiğini gösterir: hangi ürünleri, hangi ülkelerden veya hangi ülkelere, ne sıklıkla ve ne zamandan beri. Size anlatılanların doğru olup olmadığını burada kontrol edersiniz.

1. Sizin ürününüzün ticaretini yapıyor mu? Profilinde ithal veya ihraç ettiği ürün gruplarına (GTİP kodları) bakın. GTİP kodu, ürünün dış ticarette kullanılan sınıflandırma kodudur; ilk 6 hanesi uluslararası Armonize Sistem (HS) kodudur ve neredeyse her ülkede aynı anlama gelir. Çelik boru teklif edip yalnızca tekstil ticareti yapan bir tedarikçi, ya sizin ürününüzde geçmişi olmayan bir tüccardır ya da daha kötüsüdür.
2. Faaliyet düzenli mi? Birçok aya yayılan sevkiyatlar, tek seferlik bir yoğunluktan daha iyi bir işarettir. Bir şirket birkaç hafta ticaret yapıp ortadan kaybolduysa nedenini sorun.
3. Ülkeler tutuyor mu? Bir alıcı Avrupa'dan ithalat yaptığını söylüyor ama sevkiyatları yalnızca başka bir bölgeden geliyorsa nedenini sorun.
4. Ölçek inandırıcı mı? Sevkiyat ve ortak sayısını şirketin kendi büyüklüğü hakkında söyledikleriyle karşılaştırın.
5. Ortakları kimler? Uzun süreli tedarikçiler veya alıcılar istikrarı gösterir; tek bir ortak, şirketin tek bir müşteriye veya tedarikçiye bağımlı olduğu anlamına gelir.

Orion Markets'te bir şirketi Şirket profilleri sayfasında adına veya vergi numarasına göre arayabilirsiniz. Profiller, aralarında Rusya (2012'den itibaren), Kazakistan (Nisan 2021'den itibaren) ve Özbekistan'ın (2022'den itibaren) da bulunduğu 14 kapsanan ülkenin dış ticaret sevkiyat verilerinden oluşturulur; dönemleriyle birlikte tam liste veri kapsamı sayfasındadır. Diğer ülkelerin şirketleri profillerde bu pazarların tedarikçileri ve alıcıları olarak görünür.

Örnek: bir profil neyi gösterir

Mobis LLC, Ermenistan şirketinin herkese açık profilini ele alalım. Giriş yapmadan önce bile profilin "Kısaca" bloğu temel sorulara yanıt verir:

• şirket bir ithalatçıdır, verilerde ihracat sevkiyatı yoktur;
• Ekim 2025'ten Mayıs 2026'ya kadar 3.800'den fazla dış ticaret sevkiyatı kaydedilmiştir;
• GTİP koduna göre başlıca malları 8708 (motorlu taşıtların aksam ve parçaları), 8536 (devreleri açıp kapamaya ve korumaya yarayan elektrikli cihazlar) ve 4016 (vulkanize kauçuktan diğer eşya) kodlarıdır;
• başlıca ortak ülkeleri Güney Kore, İtalya, Birleşik Arap Emirlikleri, Gürcistan ve Fransa'dır.

Bu şirket sizden otomobil parçası almak istiyorsa profil bunu destekler: tam olarak bu ürün grubunu birçok ülkedeki tedarikçilerden düzenli olarak ithal etmektedir. Aynı şirket sizden gübre isteseydi geçmişi bunu desteklemezdi ve bunu sormaya değer.

Ücretsiz kayıttan sonra profilin tam yapısını, bazı rakamlar gizlenmiş olarak görürsünüz. Bir tarifeyle profil tamamen açılır: kayıt bilgileriyle karşı taraflar, hacimler, ürünler, teslim şartları ve bunların zaman içinde nasıl değiştiği. Açık bir profilde ayrıca Durum Tespiti Kontrol Listesi bulunur: herkese açık yaptırım listelerinde eşleşme olup olmadığına, şirketin gerçek sevkiyatları ve ortakları olup olmadığına, istikrarına ve ürünün sizin varış ülkenize daha önce sevk edilip edilmediğine dair işaretler. Bunlar sonuç değil, ipuçlarıdır: kendiniz kontrol edin.

5. Adım. İletişim bilgilerini, belgeleri ve referansları doğrulayın

• Alan adı ve e-posta. Şirketin kendi alan adında kurumsal e-posta olağan durumdur. Alan adının ne zaman kaydedildiğini kontrol edin; "köklü" bir ihracatçı için geçen ay oluşturulmuş bir site uyarı işaretidir.
• Bağımsız bir kaynaktan alınan numarayı arayın. E-posta imzasındaki numarayı değil, sicildeki veya web sitesinin eski bir sürümündeki numarayı arayın.
• Ticari referanslar. İletişime geçebileceğiniz iki veya üç müşteri ya da tedarikçi isteyin. Sevkiyat verileri, bu tür ortakların var olmasının akla yatkın olup olmadığını görmenize yardımcı olur.
• Sertifikalar ve lisanslar. Bunları düzenleyen kuruluşla doğrulayın: birçok belgelendirme kuruluşunun herkese açık bir sorgulama sayfası vardır.
• Yerinde ziyaret veya üçüncü taraf denetimi: büyük bir ilk siparişten önce, özellikle üretim kapasitesi ve kalite için.

Uyarı işaretleri

• Üçüncü bir ülkedeki hesaba veya başka bir şirket ya da özel bir kişi adına ödeme.
• Ödemeden kısa süre önce e-postayla "güncellenen" banka bilgileri: her değişikliği bildiğiniz bir numarayı arayarak doğrulayın.
• Piyasanın çok altında bir fiyat ve buna eşlik eden %100 peşin ödeme ısrarı.
• Üründe sevkiyat geçmişinin olmaması veya yalnızca tek bir kısa dönemde faaliyet.
• Çok yeni bir kayıt, yüzlerce başka şirketin de kayıtlı olduğu bir adres, ücretsiz e-posta alan adları.
• Sicil numarasını vermekte veya şirketin kendi adına sözleşme imzalamakta isteksizlik.
• Ticari açıdan anlamsız bir sevkiyat güzergâhı veya varış ülkesini değiştirme talebi.

Her kaynağın sınırları

• Siciller yasal durumu gösterir, ticari faaliyeti göstermez; ne kadar bilgi sundukları da ülkeden ülkeye çok farklıdır.
• Yaptırım kontrolleri yazıma ve harf çevirisine bağlıdır; adın Latin ve yerel alfabedeki farklı yazılışlarını kontrol edin.
• Sevkiyat verileri her ülke için mevcut değildir. Bir şirket ağırlıklı olarak kapsam dışındaki ülkelerle ticaret yapıyorsa kısa bir geçmiş, faaliyetsiz olduğu anlamına gelmez.
• Hiçbir kontrol sözleşmedeki korumanın yerini tutmaz. Yeni bir ortak için riskinizi sınırlayan ödeme koşulları kullanın: akreditif (sevkiyat belgeleri ibraz edildiğinde alıcının bankası ödemeyi garanti eder) veya vesaik mukabili ödeme (mallara ait belgeler yalnızca ödeme karşılığında teslim edilir). Vadeli satış yapıyorsanız alacak sigortasını düşünün (alıcı ödemezse size ödeme yapar).

Nereden başlamalı

Ticaret geçmişiyle başlayın: şirketi Şirket profilleri sayfasında bulun. Aynı ürünün diğer tedarikçileriyle karşılaştırmak için Tedarikçi bul sayfasında bir arama yapın.